マンション組合の総会と委任状

マンションに入居しますと管理組合に入ることになります。マンション組合は毎年総会を開きますが、それを成立させるためには組合員の出席が不可欠といえます。しかし、マンションの管理組合の総会は毎年のように出席者が少なく、閑散とした状況が見られます。そうした事態の中で、もし欠席者の委任状がないとするならば、その会は成立しないということになってしまいます。

そうなりますと今後の組合活動に重大な影響が及ぶことになります。そうした事態を防ぐため、欠席者からの委任を取り付けることはどうしても必要なことです。この欠席者に書いていただく委任状をどのように書くことができるでしょうか。これについては正式な書式というものは存在していません。

一般的には、一番上に「委任状」と書きます。それから、私は～の～を代理人と定めます。◯年△月□日に開催される管理組合の～期総会における一切の権限をこれに委ねますという文言を書きます。それから日付と差し出す相手、つまり管理組合の名前を書き、委任を申し出る人の住む住居番号と名前を記載するようにします。

この代理人は標準管理規約においては同居している人か借り受けて住んでいる人、また他の組合員かその同居人となっています。その中から選ぶ事ができますが、もしかすると空欄で送り返されるということも考えられます。そのようなことを想定して代理人氏名がないときには、理事長に一任したと理解しますという文言を入れておくようにします。そうすることで後々生じるかもしれないトラブルを防ぐことができます。